就職活動中に企業からの電話に出られず、折り返し電話をしなければならない、という状況に直面する就活生は多いですよね。
いつ折り返し電話をするのが良いのか、始めに何を言うべきなのか、不安があり咄嗟に行動できないことも多いでしょう。
今回は折り返し電話をする際の注意点やタイミング、電話をかけてからのマナーや流れを例文つきで紹介します。
ぜひ参考にして電話に出られないときもすぐ対応できるようにしましょう。
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折り返し電話をかける前にするべき4つのこと
ではまず折り返し電話をする前に準備することを紹介します。
電話が入ったことに気づいて慌てて折り返してしまう学生も多いと思いますが、その前に一度何が必要か確認して、不備がないように気をつけましょう。
留守番電話やメールを確認する
電話があったのに出ることができなかった場合は、留守番電話やメールで要件が入っていることも多いので、一度確認する必要があります。
留守番電話かメールが入っていれば、最後の方で、また相手から電話をかけるのか、折り返しの電話をお願いしているのか、指示されることがあるので、従うようにしましょう。
特に指示がない場合には、しっかり内容を把握したうえで折り返しの電話をかけることで、スムーズに話を進めましょう。
どの企業からの電話なのか把握する
電話があった企業がどこなのか、担当者が誰なのか事前に把握することも必要です。
企業や担当者が分かっていれば、なんとなく要件もつかみやすいでしょう。
もし情報も全くなく、心当たりもない場合には、どこからの電話でも対応できるように気構えておくと良いかもしれません。
スケジュール帳やペンを用意する
相手からの連絡事項を正確に把握するためにもメモをとることは必須です。
また、電話であれば、面接の日程調整を行うことも多いので、事前にスケジュールを確認するか、手元に置いていつでも分かるようにしましょう。
連絡事項を忘れてしまうことや、面接日程がかぶることがないように、万全の状態で折り返し電話をかけることが大切です。
静かで電波が良い場所に移動する
電話をかける場所は、お互いの聞き間違いを無くすためにも、静かで雑音が入らないところを選んでください。
また、電波の状況を確認して、大事なときに切れることがないように気をつけましょう。
折り返しの電話で切れてしまうと、また電話をかける手間が増えるので、企業側も良い気分ではありません。
悪い印象を与えないためにも電話をかける場所には注意する必要があります。
折り返し電話は早いほうが良い？
電話が入っていたことに気づいても、折り返すタイミングが分からない学生も多いのではないでしょうか。
基本的には電話に気づいた時点ですぐにかけ直すことが一番良いですが、時間によっては迷惑をかけてしまうことがあるので、気をつけなければなりません。
では何時にかけるのが良いのか、簡単に説明するので参考にしてみてください。
営業時間の確認
営業時間外にかけてしまうと、繋がらない場合や、相手に迷惑がかかることがあるので、折り返し電話をする前は必ず、電話先の企業の営業時間を確認しましょう。
また営業時間内であればいつでもいいわけではありません。
出勤直後や退勤直前、昼休み付近は忙しい場合も多いため避けた方が良いです。
営業時間や相手の状況も考慮して、午前中であれば11時前後、午後であれば16時前後がおすすめです。
もし気づいた時間が遅かった場合や、どうしても翌日じゃないと折り返しの電話ができない場合は、事前にメールを入れておくことが大切です。
謝罪の言葉と共に、遅くなる理由と翌日の何時頃に電話をするのかを含めてメールを送ると良いでしょう。
折り返し電話をする際のマナーや流れ
では実際に折り返し電話をする際のマナーや流れを説明します。
初めて自分から電話をかける就活生だと不安なことや緊張もあると思いますが、ぜひ参考にしてみてください。
挨拶と自分の名前を伝える
電話をかけて相手が出た後、すぐに要件を伝えるのではなく、以下のように挨拶と名前を先に伝えることが大事です。
- お忙しいところ失礼いたします。わたくし〇〇大学の〇〇と申します。
電話の最初で印象も決まるので丁寧に入り、失礼がないようにしましょう。
大学名を忘れがちですが、伝えることで相手も学生からの電話だと分かるので、忘れないように気をつけましょう。
折り返しの電話だということを伝えて担当者に繋いでもらう
- 先ほど〇〇様からお電話をいただき、折り返しの連絡をいたしました。〇〇様はいらっしゃいますでしょうか。
このように折り返しの電話だと伝えて、担当者に引き継いでもらいましょう。
もし担当者が分からない場合でも、折り返しの旨を伝えて、担当者様はいらっしゃいますでしょうか、と聞くと、相手の方が調べてくれるので、心配ありません。
もし担当者が不在の場合は、担当者が何時頃戻られるかを聞いて、要件を伝えてもらう事が必要です。
その場では、また、〇〇時頃改めて連絡いたします、と一言伝えて、担当者の方にその旨をメールに残しておくと丁寧で良いでしょう。
担当者が出たらもう一度挨拶と自分の名前を伝える
担当者に変わったらすぐに要件に入るのではなく、もう一度挨拶と自己紹介をしましょう。
始めに紹介した例文に加えて、先ほどお電話いただいた〇〇です、と付けると相手も分かりやすいのでおすすめです。
また、折り返しの電話をかけた時間が相手にとって不都合なタイミングなこともあるので事前に時間があるか確認しましょう。
- ただ今、お時間よろしいでしょうか。
相手に承諾をもらえたら要件にうつるようにしてください。
もし時間が無い場合は、後でこちらから連絡します、など指示されると思うので、しっかり聞いて従ってください。
要件を伝える
要件を伝える際は簡潔にすることを意識しましょう。
余計に時間を割くことがないように謝罪の言葉も一回で終わらせる必要があります。
相手がとても急いでいるようであれば謝罪の言葉を入れずに要件のみを伝える方が良いので、相手の雰囲気を感じ取って臨機応変に対応しましょう。
- 本日の〇〇時頃お電話をいただいた件について、折り返しの連絡をいたしました。
このように電話を頂いた日にちや時間を言うことで相手も話しやすいくなるので、事前に確認することを忘れないようにしましょう。
大事なことは復唱して間違いがないようにする
相手からの話は基本的に全てメモをとりながら聞くことが大切です。
その中でも、日時や場所、持ち物など特に重要なことは復唱して確認しましょう。
そうすることで聞き間違いの可能性もなく正確な要件を把握できます。
復唱するときは最後に、かしこまりました、など把握した一言を添えると良いです。
お礼とあいさつをして相手が切るのを待つ
電話が終わるときは、最後にお礼と挨拶を忘れないように気をつけましょう。
- お忙しいところ、ご連絡ありがとうございました。それでは失礼いたします。
基本的に相手が切るのを待ってから自分が切ることが無難ですが、相手がなかなか切らない場合は、電話をかけた方から切ることがマナーですので、自分から切りましょう。
電話の際には丁寧な言葉遣いと声の大きさに気をつけよう
電話をする際は丁寧な言葉を意識して、くだけた言葉遣いをしないように注意しましょう。
また、電話ではお互いの表情や顔が見えないため、声のトーンも大切です。
大きい声でハキハキと、適切な間を入れて話すことで、相手も聞き取りやすく好印象を与えることができます。
電話では話し方や声が全ての情報になるので、できることを常に意識して心がけることが大切です。
まとめ
今回は、電話の折り返しのマナーや注意点を紹介しました。
電話をすることに緊張や不安を覚える就活生も多いと思いますが、就活をすすめるうえで電話をする機会は増えると思うので、早いうちにコツをつかみいつでも対応できるようにしたいですね。
電話に出ることができないことが採用にも影響する、ということは基本的にありません。
その後の対応が肝心なので焦らずに取り組みましょう。
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