「インターンの選考に通過したけど、他の予定が入ってしまった…」
多忙な就活期間には、そんなやむを得ない事態もありますよね。
しかし、インターンを辞退したことによって就職活動に悪影響が出ては困ります。
「インターンを辞退するときって電話とメールどちらで連絡したほうがいいの？」
「インターンを辞退するときはどうやって伝えればいいの？」
今回は、インターンを辞退することによって今後にどのような影響が出るのか、悪い印象を与えないようにするにはどうすればいいのかを教えます！
- インターン辞退の連絡は電話？メール？
- インターンを辞退する場合の電話・メール例
- インターンを辞退するってそもそもアリなの？
- インターンを無断で辞退するのは絶対ダメ
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インターン辞退の連絡は電話？メール？
インターンを辞退する際に企業に連絡をすることは、これから社会人になる立場として当たり前のことです。
企業に連絡をする手段は電話とメールの2つあります。
連絡をする際には「どちらのほうが失礼のない方法なのだろう…」「連絡するタイミングはいつが良いのだろう…」と悩んでしまいますよね。
まずは、電話とメール、実際どちらのほうが企業側に好まれるのか解説します！
インターンの辞退は電話が望ましい
インターンの辞退は、電話で伝えるほうが望ましいでしょう。
メールの場合、送信したメールがきちんと企業側に届いているのか、届いたとしても読んでもらえたのかを確認することができないですよね。
届いていたとしても迷惑メールフォルダに入ってしまったり、たくさんのメールの中に埋もれて読まれなかったりする場合が考えられます。
もし届いていなかった場合、「返信が来ないな…」と思って再度連絡をするまでは、あなたが辞退するという情報を伝えられていないということになります。
気付いてもらえるまでに時間がかかると企業側の迷惑になってしまうので、確実に企業側とやり取りができる電話を使いましょう。
できれば、すぐに電話で辞退を伝えることをおすすめします。
やむを得ない場合はメールでもOK
しかし、やむを得ずすぐに電話が出来ない場合もありますよね。
例えば、会社が営業時間外の場合や採用担当者が席を外している場合。
その場合はメールでインターンに参加することが出来なくなったということを伝えましょう。
この時メールが埋もれてしまわないように、件名は一目で内容がわかるものにしましょう。
また、失礼のないように丁寧な文章を心がけることも大切です。
ただし、メールを送っても良いのはインターン当日までにまだ時間があるときです。
５日前～前日に連絡をしなければならない場合は、インターン当日までに辞退を伝えるためにも電話をおすすめします。
会社に対するメールの書き方に不安をもつ就活生の方は、この後紹介する例文を参考にしてください。
インターンをぶっちしたい…！無断欠勤をすると就活に影響する？
不安であれば電話とメールの両方で連絡しよう
メールを送ってから数日返信がない場合など、「メールを送ったけど届いているのか不安…」という場合は、後日改めて電話しましょう。
「〇月〇日〇時頃にインターンシップについてのメールを送らせていただきましたが、届いていますでしょうか？」
というように、いつ送ったのかがすぐわかるように伝えると確認がスムーズにできます。
電話で伝言をお願いした場合にもメールをしよう
また、電話で辞退の連絡をした場合に、担当者が不在で伝言を頼んだ場合にはメールも送っておくことをおすすめします。
インターンの担当者にとっては、学生側から直接連絡があったほうが安心ですし、伝え忘れがあった場合は辞退について初めて知ることができます。
【まとめ】
- インターン辞退の連絡は電話が望ましい
- やむを得ない場合はメールでもOK
- 6日前までならメールでもOK
- メールを送った後電話で確認すると確実
- 採用担当者に直接伝えられなかった場合はメールも送ろう
インターンを辞退する場合の電話・メール例
インターンへの参加を辞退したい時、何の準備もなく連絡してしまうと失礼に当たることを言ってしまう可能性があります。
電話やメールの印象によっては今後の選考にも影響が出てしまうかも。
また、社会人として会社に連絡する際に、マナーを正しく知っておくことは必須です。
ここからは、実際に企業に電話やメールを送る際に使える例文とポイントを紹介します！
【例文】インターンを辞退する際の電話例
では、実際にインターンを辞退する際に使える例文を紹介します。
あくまでも例文ですので、自分の状況や電話の相手の返事に合わせて臨機応変に対応しましょう。
不安であれば、電話をかける前に何度か練習したり、自分の大学名やインターンシップに参加する日付を入れたメモを作ったりしておくと失敗を未然に防ぐことができます。
「お忙しいところ恐れ入ります。〇〇大学の〇〇と申します。〇月〇日のインターンシップの件でご連絡いたしました。担当の〇〇様をお願いできますでしょうか？ （※）」
（担当者に繋いでもらう）
「お忙しいところ失礼いたします。〇〇大学の〇〇と申します。ただいまお時間よろしいでしょうか。」
（OKだった場合は話を進める）
「ありがとうございます。先日はインターンシップのご案内をありがとうございました。〇月〇日に参加を予定しておりましたが、諸事情により辞退させて頂きたくご連絡いたしました。貴重な機会をいただいたのにも関わらず、大変申し訳ありません。」
「ご丁寧に対応していただきありがとうございました。今後とも、よろしくお願い致します。」
※担当者の名前がわからない場合は「新卒採用の担当者様にお繋ぎいただけますでしょうか？」と聞く。
ポイントは、きちんと謝罪と感謝の気持ちをもって話すことです。
たとえ電話であってもテキトーな気持ちであれば相手に伝わってしまいます。
インターン辞退の理由についてですが、基本的に「一身上の都合」でOKです。
特に他の企業の予定と被ってしまい、そちらを優先するという場合は自分のイメージを下げないためにも言わないのが無難と言えます。
【インターンを辞退する際の電話のポイント】
- 事前に練習・内容をメモしておくと安心
- 感謝と謝罪の気持ちを伝える
- 辞退の理由は「一身上の都合」でOK
インターンを辞退する際のメール例
【件名】
〇月〇日インターンシップ辞退のご連絡
【本文】
〇〇株式会社
人事部 ○○様
お世話になっております。
〇〇大学〇年の（名前）と申します。
先日は、インターンシップのご案内のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。
この度、〇月〇日に開催される（※）貴社のインターンシップへの参加をお約束しておりましたが、一身上の都合により、やむを得ず辞退させて頂きたく、ご連絡を差し上げました。
貴重な機会を設けていただいたにも関わらず、大変申し訳ございません。誠に身勝手な申し出となり、大変恐縮ではございますが、ご認識いただけますと幸いです。本来、直接お詫びすべきところ、メールでのご連絡になりましたことを、重ねてお詫び申し上げます。
末筆ながら、貴社の益々のご発展とご活躍を祈念しております。
〇〇大学〇〇学科
（名前）
TEL：
MAIL：
※選考中の段階であれば、「貴社のインターンシップにお申し込みをさせていただきましたが、」と内容を一部変更しましょう。
ポイントは、企業名は省略せず正式名称で表記するのがベストということです。
また、企業名や担当者の名前はもちろん、本文全体で誤字脱字が無いか必ず確認しましょう。
こういった例文をそのままコピペして送信してしまう人がいますが、こちらはあくまでも例文です。出来れば自分の言葉でひとこと添えると良いでしょう。
最初から自分で本文を作成する場合は、わかりやすく丁寧な文章を心掛けましょう！
【インターンを辞退する際のメールのポイント】
- 企業名は正式名称で
- 本文に誤字脱字がないか必ず確認
- 自分の言葉でひとこと添える
インターンシップ辞退の電話・メールのポイントまとめ
先に述べたポイントをまとめると
- 内容はわかりやすく
- 社会人として、丁寧な言葉遣いを心掛ける
- 他の企業の予定を優先する場合でも言わないほうが良い
- インターンを辞退することに対しての謝罪と、貴重な機会を与えてくれたことへの感謝の気持ちをもつ
ということを意識しましょう！
このポイントさえ押さえておけば、企業側にマイナスイメージを与えることはありません。
インターンを辞退するってそもそもアリなの？
「そもそも、インターンを辞退すること自体が選考に悪影響なんじゃ…？」
インターンを辞退することによって就職活動が不利にならないか心配になりますよね。
インターンへの参加を辞退することになった場合、企業側はどんな風に学生を捉えるでしょうか？
また、今後の選考に影響は出るのでしょうか？
インターンを辞退すること自体は問題ない
ほとんどの企業では、インターンを辞退することは問題ないと言えます。
インターンの受け入れ人数が数名という場合などは、人事担当者が辞退者の名前を覚えてしまう可能性があります。
しかし、だからと言って意図的に評価を下げることはまずありません。
評価を意図的に下げられることももちろんあります。
例えば、何度も同じ会社の予定を辞退してしまった場合は印象が悪くなってしまうので注意してください。
予定を合わせられないということは、その企業への志望度が低いと見なされるからです。
不本意にイメージを下げないように、スケジュール管理は日頃からきちんと行いましょう。
インターンを無断で辞退するのは絶対ダメ
インターンを辞退することについては問題ないとお話しましたが、無断で辞退するのは絶対にやめましょう。
企業側からのイメージが下がってしまうのは確実です。
当たり前のことですが、予定をブッチするような人を自分の会社に入れたいとは思いませんよね。
また、他のインターン参加者の迷惑になる場合も考えられますので、「自分が損するだけだからいいや」という考えではいけませんよ。
無断での辞退は企業にも他の参加者にも迷惑になる
無断でインターン辞退をするとどうなるのでしょうか？
企業はインターンの開催のために事前の準備をしています。
参加者の人数だけ席を用意したり、資料を作成したりしています。
また、グループディスカッションや実際の業務体験などのプログラムを設けている場合は、チーム分けやインターン生にひとり担当者を振り分けていることがあります。
そこであなたが無断で欠席すれば、企業にも他のインターン参加者にも迷惑になります。
そのため、辞退する場合の連絡はできるだけ早くしましょう。
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インターンを辞退する際は誠意を示すことが大切
どうでしたか？
インターンは辞退しないのが基本です。
就活生はタイトなスケジュールになりがちですが、予定管理も体調管理も就活の一貫と考えましょう。
しかし、やむを得ない場合は早めに連絡をすれば就活に悪い影響はありません。
確実に伝わるよう、今回紹介した例文を参考に電話で連絡するのがおすすめです。
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