1dayインターンをキャンセルする方法は？キャンセルの電話・メールの例文付きで解説！｜キャリアに役立つ情報メディア

インターン前日に今日居対応しなければならない用事が入ってしまったり、別件で申し込みをしていたインターンと日程が被ってしまった時、どう対処したらいいのか思い詰めてしまいますよね。

もし、インターン参加の機会を失ってしまえば、今後選考に参加することはできない。
できたとしても、企業側からマイナスな印象を持たれて、選考応募しても落ちてしまう。

などと、始まってもいない「本選考への影響」ばかり気にする学生もいます。

とはいえ、ここまで思い悩む必要はありません。

キチンと理由を話せば、企業側も納得してもらえます。

そこで今回は、1dayインターンへの参加を「キャンセル」する方法をご紹介します。

誠実な姿勢でキチンと理由を話せば、マイナスの印象を持たれることなく参加そのものをキャンセルできます。

1dayインターン参加のキャンセルって可能？

ここでは、1dayインターンの参加キャンセルの有無、本選考への影響について解説していきます。

キャンセルは可能！ただし当日キャンセルはなるべく避ける

結論を述べると、「参加そのものをキャンセルすることは可能」ですが、なるべく当日キャンセルは避けるべきです。

ただし

体調不良
身内に不幸が訪れた

などの理由は、当日になってみないことには分からない場合もあるため、企業側も「当日キャンセルは受け付けない」とは言いません。

上記理由以外、開催3日前から分かっている場合は、企業側の営業時間を配慮して電話しましょう。

【インターン参加をキャンセルする場合】

開催日の2～3日前に「キャンセルする理由がある」なら、営業時間を配慮して電話する。
突発的理由は当日でも可。
突発的理由を除き、「当日キャンセル」は原則しない。

選考採用に影響しない？

やむを得ない理由で1dayインターン参加をキャンセルした時、学生が一番懸念することは「本選考への影響」です。

「インターン参加=本選考を有利に進められる」

という考えが今なお深く浸透していることもあり、キャンセルの連絡をしたら今後の本選考に影響すると、思い詰める学生が多いです。

しかし、その心配はありません。

やむを得ない理由でキャンセルしても、キャンセルの理由をキチンと伝え、誠意ある姿勢で謝罪すれば、企業側からマイナスの印象を持たれることはありません。

加えて、企業側も「学生は忙しい」ものとして理解しているので、キャンセルを入れた程度で本選考に影響することはありません。

ただし、連絡のやり方、理由、態度が悪かった場合、企業側にマイナスの理由を持たれる可能性があります。

「インターンに参加する=インターン選考の段階で名前と顔を覚えられている」ので、キャンセルの連絡1つで印象がプラスになるかマイナスになるか決定することがあります。

キャンセルは「電話・メール」両方を使用する

1dayインターン参加をキャンセルするときは、「電話・メール」の両方を使用して、その旨を伝えましょう。

開催日まで時間に余裕がある場合は、「メール」でキャンセルの旨を伝えても構いません。しかし、インターン担当の社員も通常業務で手いっぱいなうえ、送信したメールに気づいてもらえない可能性があります。

なので、インターン参加のキャンセルを伝える際は、「電話」でその旨を伝えましょう。

「電話」をかけるときは

営業時間内にかけること
担当者不在の時は、いつ電話に出られるかを聞いてから再度連絡する
かける先は「インターン担当者所属の人事部」につないでもらう

の上記3つを遵守して電話しましょう

1dayインターン参加キャンセルの連絡時ポイント

ここからは1dayインターン参加をキャンセルするときの、ポイントをご紹介します。

理由は丁寧かつ簡潔に伝える

1dayインターン参加をキャンセルする旨を、インターン担当者に伝えるとき、必ず「理由」を問われます。

キャンセルの旨が私的なものであっても

体調不良
身内に不幸がありました

などの理由で構いません。

また、話す時間に余裕があれば

「今朝から頭痛がひどく、大変申し訳ありませんが欠席させていただきます」

などの具体的状況を理由に付け加えて話すと、より効果的です。

ただし、開催日から時間に余裕がある場合は、そうもいきません。

数日前からキャンセルの連絡をしなければならない状況が分かっていれば、その旨を伝えてキャンセルしましょう。

キャンセル連絡を当日入れる場合

私的理由は伏せ「体調不良」「身内に不幸があった」などを手短に話す。
時間に余裕がある場合は、簡潔に状況を伝える。

数日前からキャンセルの連絡を入れる場合

私的理由を簡潔に伝える。
「インターン日程が被ってしまった」場合は、「補講」や「一身上の都合」「諸般の事情」などの表現を用いて伝えても構わない。

できるだけ早く担当者に伝えること

1dayインターン参加をキャンセルすることが、開催日から最低でも3日前に決定した場合、早めにインターン担当者に電話でその旨を伝えましょう。

メールでも問題ありませんが、企業によっては通常業務に就いていたり、インターン当日に向けた調整に追われて送信したメールに気づいてもらえない可能性があります。

なので、確実にキャンセルを取り次ぐなら、電話でその旨・理由を伝えるのがベストです。

電話を入れたらメールで謝罪文を送ること

当日電話でインターン参加をキャンセルした終わりにしてはなりません。

連絡を入れたら、担当者宛にメールで「キャンセルに対する謝罪文」をメールで送りましょう。

電話でキャンセルしたことに合わせて、メールでもキャンセルの連絡を入れたという「記録」が残ります。

また当日キャンセルの場合、キャンセルの旨・理由を端的に伝えるだけで終わる可能性があり、そこに「謝罪」の気持ちがありません。

企業側も忙しい中学生のために時間を割いて、就業体験の機会を設けています。

それらに対する「礼儀」と「誠意」を示すうえでも、電話連絡と合わせてメールによる謝罪を送りましょう。

キャンセルの電話・メール例文

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ここからは、1dayインターン参加をキャンセルするときに行う「電話・メール」の例文です。

キャンセルの電話例文

ここからは電話でインターン参加キャンセルを伝える際の例文とポイントを解説します。電話でキャンセル連絡を取るときのポイントは4つです。

【電話キャンセルのポイント】

電話をかける時間は「営業時間内」にかけること。
担当者不在の際は、いつごろ出られるかを聞いてその時間帯にかけ直す。
担当者が電話に出たら、「インターン参加日、所属大学、学部、氏名」を名乗ってから「参加キャンセルの旨・理由」を伝える。
用件を伝え終えたら、「失礼いたします」と言って、相手が電話を切るのを待ってから切る。もしくは2～3秒経ってから切る。

【電話例文】

受付:はい、株式会社○○です。
自分:お忙しいところ失礼いたします。私、〇月〇日〇時から行われる御社インターンに参加いたします○○大学、○○学部所属の[氏名]と申します。人事部の[担当者氏名]様はいらっしゃいますか？

[担当者に繋がる]

人事:はい、[担当者氏名]です。
自分: お忙しいところ失礼いたします。私、〇月〇日〇時から行われる御社インターンに参加いたします○○大学、○○学部所属の[氏名]と申します。大変恐縮なのですが、〇月〇日(or本日)〇時から行われるインターンですが、[理由]のためキャンセルをお伝えしたくお電話いたしました。
人事:わかりました。今回は残念ですが、キャンセルの旨を承りました。ではまた機会がありましたらよろしくお願いします。
自分: お時間を割いていただいたのに、申し訳ありません。それでは、失礼いたします
人事: 失礼いたします。